Automatizavimas — tai kai duomenys tarp sistemų keliauja patys, o ne per kopijavimą ranka. Užklausa iš svetainės atsiranda CRM, klientas gauna patvirtinimą, o jūs — pranešimą. Niekas nieko nepamiršta, nes nėra ko pamiršti.
Ką dažniausiai automatizuojame
- Forma į CRM. Užklausa iš svetainės iškart tampa įrašu su šaltiniu ir data, o ne laišku, kurį reikia perrašyti.
- Automatiniai laiškai. Patvirtinimas klientui, priminimas prieš susitikimą, priminimas apie neapmokėtą sąskaitą.
- Duomenų perdavimas tarp sistemų. Užsakymai iš parduotuvės į apskaitą, kontaktai iš vienos sistemos į kitą.
- Užklausų paskirstymas. Pagal temą, regioną ar sumą užklausa nukreipiama tam, kas ja užsiima.
- Ataskaitos. Kas savaitę paruošta suvestinė, kurios nereikia rinkti ranka.
Kaip tai jungiama
Ten, kur užtenka gatavų įrankių, naudojame juos — dažniausiai Make ar panašią platformą su webhook’ais. Kur reikia tikslumo ar sistema neturi paruoštos jungties, rašome integraciją per API. Sprendimą renkamės pagal tai, kas bus pigiau prižiūrėti, o ne pagal tai, kas įdomiau programuoti.
Kiekvienoje grandinėje numatome, kas nutinka, kai kita sistema neatsako: pakartotinis bandymas, pranešimas apie klaidą ir vieta, kurioje matyti, kas neįvyko. Be to automatizacija tyliai nustoja veikti, o pastebite tik po savaitės.
Kada automatizacija apsimoka
Paprasta skaičiuoklė: kiek kartų per mėnesį darbas kartojasi, padauginta iš laiko, kurį jis atima. Jei išeina kelios valandos per mėnesį ir darbas nekintantis — apsimoka beveik visada. Jei procesas kas kartą kitoks arba vyksta du kartus per metus, automatizacija kainuos daugiau, nei sutaupys.
Prieš imdamiesi tai paskaičiuojame kartu ir pasakome, per kiek mėnesių sprendimas atsiperka. Jei neatsiperka — pasakome ir tai.
Naudojimo pavyzdžiai
Paslaugų įmonė: užklausa iš svetainės patenka į CRM, klientas gauna patvirtinimą, o vadybininkas — pranešimą telefone. Parduotuvė: apmokėtas užsakymas iškeliauja į apskaitą ir pristatymo sistemą, klientas gauna siuntos numerį. Mokymai: po registracijos dalyvis gauna prieigą ir priminimą prieš pradžią.
Kiek kainuoja
Priklauso nuo to, kiek sistemų jungiame ir ar jos turi tinkamas sąsajas. Viena grandinė iš formos į CRM kainuoja gerokai mažiau nei duomenų mainai tarp kelių sistemų su klaidų apdorojimu. Prie darbo kainos gali prisidėti mėnesinis naudojamos platformos mokestis — apie jį pasakome iš anksto.
Dažni klausimai
Ar reikės keisti dabartines programas?
Dažniausiai ne. Automatizacija jungiasi prie to, ką jau naudojate. Keisti siūlome tik tada, kai sistema neturi jokios sąsajos ir kelio aplink nėra.
Kas bus, jei kažkas suges?
Gausite pranešimą apie klaidą, o neįvykę veiksmai liks matomi, kad juos būtų galima pakartoti. Duomenys neprapuola tyliai.
Ar galėsiu pats keisti nustatymus?
Ten, kur tai saugu — taip. Perduodami prieigas ir parodome, kur keisti gavėjus, tekstus ar sąlygas.
Kitas žingsnis
Parašykite, kuris darbas jūsų komandoje kartojasi dažniausiai ir kiek laiko atima. Atsakysime per vieną darbo dieną su vertinimu, ar jį verta automatizuoti.